RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX 

DE LA CLINIQUE JURIDIQUE DE SAINT-MICHEL 

SECTION I – DISPOSITIONS GÉNÉRALES  

Objet 

  1. Le présent règlement régit le fonctionnement de la Clinique juridique de Saint-Michel (« Clinique »). 

Mission 

  1. La Clinique a pour mission d’améliorer l’accès à la justice :  
  2. en offrant aux personnes pauvres des consultations d’information juridique,  menées par des étudiants en droit, sous la supervision de membres du  Barreau;  
  3. en contribuant à l’essor du quartier Saint-Michel et au bien-être collectif; c. en promouvant l’éducation, notamment en offrant des formations et des  présentations sur divers sujets en lien avec les droits et obligations des  citoyens; 
  4. en contribuant à l’éducation des étudiants en droit, en les accompagnant  dans leur apprentissage pratique du droit. 

La Clinique a également pour mission de lutter contre le racisme et le profilage racial, en offrant notamment un accompagnement juridique aux victimes. 

Territoire et siège social 

  1. La Clinique exerce ses activités sur le territoire de la province de Québec ou à tout  autre endroit désigné par le conseil d’administration. 

Le siège social de la Clinique est situé à l’endroit prévu dans l’acte constitutif de  l’organisme et à l’adresse déterminée par le conseil d’administration. 

Sceau 

  1. La forme du sceau de la Clinique est déterminée par le conseil d’administration.

Le sceau est sous la garde du secrétaire. Il peut être apposé par toute personne  autorisée par le conseil d’administration. 

SECTION II – MEMBRES 

Catégories de membres 

  1. Il existe une seule (1) catégorie de membres. 

Membres 

  1. Toute personne physique ou morale peut devenir membre de la Clinique. 

Pour devenir membre, les personnes intéressées doivent remplir le formulaire  d’adhésion déterminée par le conseil d’administration. Les étudiants et avocats  bénévoles sont réputés membres de la Clinique. 

Les membres ont le droit de participer aux activités de la Clinique, de recevoir les  avis de convocation aux assemblées des membres, d’assister à ces assemblées et  d’y voter. 

Tout étudiant et avocat bénévole désirant garder leur statut de membre à la fin de  leur implication à la Clinique doivent remplir le formulaire d’adhésion déterminée par  le conseil d’administration. 

La Clinique doit tenir un registre des membres et le mettre à jour annuellement 30  jours avant l’assemblée générale annuelle des membres. 

Droit d’adhésion et cotisation annuelle 

  1. Le conseil d’administration peut fixer le droit d’adhésion et le montant de cotisation  annuelle des membres de la Clinique, de même que le moment, l’endroit et la  manière d’en effectuer le paiement. 

Le cas échéant, les bénévoles de la Clinique paient une cotisation réduite, à l’exception des étudiants bénévoles qui ne paient pas de cotisation. 

Carte de membre 

  1. Le conseil d’administration peut émettre des cartes de membres numérotés. 

Fin du statut de membre 

  1. Tout membre peut se retirer en tout temps en le signifiant, par écrit, au secrétaire  de la Clinique. Ce retrait prend effet à la date de réception de tel avis ou à la date  précisée dans ledit avis.  

Aucune demande de remboursement du droit d’adhésion et de la cotisation annuelle  ne peut être acceptée. 

Radiation, suspension, expulsion 

  1. Le conseil d’administration peut radier tout membre qui omet de verser (s’il y a lieu)  la cotisation à laquelle il est tenu après l’échéance inscrit dans son avis. 

Il peut aussi suspendre ou expulser pour une période qu’il détermine ou encore  radier définitivement tout membre qui refuse ou omet de se conformer aux  dispositions des présents règlements, qui agit contrairement aux intérêts de la  Clinique ou dont la conduite est jugée préjudiciable à la Clinique. Constitue  notamment une conduite préjudiciable le fait : 

  1. de critiquer en public de façon intempestive et répétée la Clinique; b. de porter des accusations fausses et mensongères à l’endroit de la Clinique; c. d’enfreindre les lois relatives aux personnes morales ou de manquer à ses  obligations d’administrateur. 

Le conseil d’administration peut déterminer la procédure à suivre dans ces cas.  Cependant, le membre visé doit être informé de la nature exacte de l’acte ou de  l’omission qu’on lui reproche, et avoir l’occasion de se faire entendre sur ce sujet.  De plus, la décision le concernant doit être prise avec impartialité.  

La décision du conseil d’administration à cette fin sera finale et sans appel. 

SECTION III – ASSEMBLÉE DES MEMBRES 

Assemblée générale annuelle 

  1. L’assemblée générale annuelle des membres est tenue au plus tard les 180 jours qui suivent la fin de l’exercice financier de la Clinique, à la date fixée par le conseil  d’administration.  

L’assemblée annuelle est tenue au siège social de la Clinique ou à tout autre endroit  fixé par le conseil d’administration pourvu que ce soit dans la province de Québec.  Elle peut également être tenue via les moyens technologiques. 

L’ordre du jour de l’assemblée annuelle doit minimalement contenir les sujets  suivants : 

1) l’adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale; 

2) la ratification des rapports annuels (d’activités et financiers) approuvés par  le conseil d’administration; 

3) la ratification du budget pour l’année à venir adopté par le conseil  d’administration; 

4) la nomination d’un vérificateur (s’il y a lieu); 

5) la ratification des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par le conseil  d’administration depuis la dernière assemblée générale; 

6) l’élection ou la réélection des administrateurs de la Clinique. 

Assemblée générale extraordinaire 

  1. Une assemblée générale extraordinaire est tenue à la demande du président ou du  conseil d’administration. 

Le conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée générale  extraordinaire dans les 15 jours de la réception d’une demande écrite des membres. 

Pour être valide, cette demande doit indiquer le but et les objectifs d’une telle  assemblée et être signée par au moins 15 membres. À défaut de convoquer une  telle assemblée dans le délai prescrit, celle-ci peut être convoquée par les  signataires eux-mêmes de la demande écrite. 

Avis de convocation 

  1. Toute assemblée annuelle des membres est convoquée par le secrétaire au moyen  d’un avis adressé aux membres de la Clinique au moins 10 jours avant la date fixée  pour l’assemblée générale annuelle et au moins 48 heures avant l’assemblée  générale extraordinaire. L’avis est envoyé à la dernière adresse courriel connue du  membre. 

L’avis contient l’endroit, la date et l’heure prévus pour l’assemblée, ainsi que l’ordre  du jour. 

L’omission de bonne foi de faire parvenir l’avis de convocation d’une assemblée à un ou des membres ou la non-réception d’un avis par un membre n’a pas pour effet  de rendre nulles les résolutions adoptées lors de cette assemblée. De plus, la  présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à ce membre. 

Une assemblée peut être tenue sans avis préalable si tous les membres sont  présents ou si les absents ont donné leur consentement à la tenue d’une telle  assemblée sans avis. La présence virtuelle peut être autorisée. 

Quorum 

  1. Le quorum de toute assemblée générale est de 12 membres. 

Si le quorum est atteint à l’ouverture de l’assemblée, celle-ci peut validement être  tenue, même s’il n’est pas maintenu tout au long de l’assemblée. 

Présidence de l’assemblée 

  1. Le président de la Clinique préside l’assemblée générale. De plus, en cas  d’empêchement ou de refus d’agir, tout autre membre du conseil d’administrateur  peut présider l’assemblée générale. 

Toutefois, à la demande d’au moins 10 membres, les membres présents à  l’assemblée générale ou spéciale peuvent élire à la majorité simple un président  d’assemblée.  

Secrétaire de l’assemblée 

  1. Le secrétaire de la Clinique agit également à titre de secrétaire lors de l’assemblée générale. De plus, en cas d’empêchement ou de refus d’agir, tout autre membre du  conseil d’administrateur peut être secrétaire de l’assemblée générale. 

Proposition 

  1. Toutes personnes intéressées peuvent assister à une assemblée générale  annuelle. Par contre, seuls les membres disposent d’un droit de vote et peuvent  soumettre une proposition.

Toute proposition faite par un membre doit être soumise au secrétaire de la Clinique  au moins 5 jours avant la date fixée pour l’assemblée générale annuelle et  24 heures avant l’assemblée générale extraordinaire. 

Toute résolution soumise à une assemblée des membres doit être dûment proposée  et appuyée par un membre en règle. Si aucun membre en règle n’appuie une  résolution proposée, celle-ci ne peut être débattue par l’assemblée. 

Modalités du vote 

  1. Lors d’une assemblée des membres, les décisions par consensus sont privilégiées.  La prise de décision par consensus signifie qu’il existe auprès des membres un  accord tacite et unanime, ce qui permet d’éviter un vote ou une délibération  particulière.  

À défaut d’un tel consensus, les votes se prennent à main levée, si tel est le désir  d’un membre en règle présent. Le président et le secrétaire de l’assemblée  comptent les votes. Ils informent ensuite l’assemblée des résultats du vote. Le  résultat est inscrit au procès-verbal. 

Dès que trois membres en règle présents demandent le vote secret, celui-ci a lieu.  Dans ce cas, le président d’assemblée nomme deux personnes responsables du  scrutin. Ces dernières distribuent et recueillent les bulletins de vote, compilent les résultats et les communiquent au président. Celui-ci informe ensuite l’assemblée  des résultats du vote. Le résultat est inscrit au procès-verbal. 

Les décisions sont prises à la majorité simple des membres votants présents et les  votes par procuration ne sont pas valides. En cas d’égalité des voix, le président de  la Clinique vote une seconde fois. 

Ajournement 

  1. Une assemblée générale peut être ajournée par vote majoritaire des membres  présents. Dans ce cas, aucun avis de convocation n’est nécessaire.  

L’assemblée reprend ses travaux à la date, à l’heure et à l’endroit décidé par le  conseil d’administration. 

SECTION IV – CONSEIL D’ADMINISTRATION 

  • 1 Généralités 

Rôle 

  1. Le conseil d’administration est chargé de l’administration générale des affaires de  la Clinique, veille à l’application des règlements et accomplit tous les actes  nécessaires à la réalisation de la mission de la Clinique. 

Le conseil d’administration exerce tous les droits, pouvoirs et prérogatives de la  Clinique, sauf ceux qui sont du ressort des membres réunis en assemblée générale.

Principes 

  1. Dans la mesure du possible, la Clinique prône les principes suivants dans la  composition du conseil d’administration : 
  2. un conseil d’administration paritaire, inclusif et représentatif; 
  3. une alternance homme / femme à la présidence et la vice-présidence; c. l’inclusion des membres du public et des organismes communautaires. 

Éligibilité et composition  

  1. Seuls les membres en règle de la Clinique peuvent être nommés administrateurs.  

Le conseil d’administration est composé d’un minimum de 5 administrateurs et d’au  plus 11 administrateurs, incluant un président, un vice-président, un trésorier et un secrétaire. 

Dans la mesure du possible, deux postes d’administrateur sont réservés à des étudiants en droit qui s’impliquent activement et bénévolement à la Clinique. Aucun  membre du conseil exécutif ne peut occuper un poste d’administrateur. 

Trois postes d’administrateur et le poste de président sont réservés à des membres du Barreau du Québec.  

Le directeur général de la Clinique participe aux réunions du conseil  d’administration, mais ne dispose pas d’un droit de vote.  

Premier conseil d’administration 

  1. Le premier conseil d’administration de la Clinique est nommé lors de la première  réunion du conseil d’administration, sur invitation du fondateur. Ils déterminent alors,  être eux, qui occupera chacun des postes d’officier disponibles, incluant le poste de  président. 

Le mandat des administrateurs ainsi nommés est d’un an, soit jusqu’à l’assemblée  générale annuelle 2020. 

  • 2 Description des fonctions des officiers 

Fonction du président 

  1. Le président convoque et préside toutes les réunions du conseil d’administration.  Le président de la Clinique fait partie d’office de tous les comités de la Clinique.  

Il est désigné pour s’occuper des relations publiques de la Clinique. À cet effet, il  agit à titre de porte-parole désigné de la Clinique lors de sollicitation externe, à  moins qu’il délègue cette tâche ou que le conseil d’administration en décide  autrement. 

Le porte-parole est la personne dont la fonction consiste à exprimer des informations  juridiques ainsi que les positions et opinions de la CJSM auprès des médias  d’information. Notamment, voici les fonctions et pouvoirs du porte-parole : 

  1. Reçoit l’ensemble des demandes d’entrevues; 
  2. Décide quelles entrevues seront acceptées et faites;  
  3. Adresse les médias d’information pour et au nom de la CJSM; 
  4. Prends les moyens raisonnables pour être identifié par les médias comme  porte-parole de la CJSM; 
  5. Utilise le nom de la Clinique ou son acronyme lorsqu’il s’adresse aux médias  d’information; 
  6. Adresse les médias d’information en concordance avec la mission de la  CJSM; 
  7. Délègue, à sa discrétion, à la personne de son choix, à la condition que cette  dernière accepte, l’ensemble des fonctions et pouvoirs ou un  démembrement des fonctions et pouvoir du porte-parole pour une période  de temps défini par le porte-parole. 

De plus, il signe les contrats et les documents pour les engagements de la Clinique,  suivant les résolutions adoptées par le conseil d’administration. 

Fonction du vice-président 

  1. Le vice-président exerce les pouvoirs du président en cas d’absence, de maladie  ou d’incapacité ou de refus d’agir de ce dernier. 

En outre, il assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et remplit les  mandats particuliers qui peuvent lui être confiés par le conseil d’administration ou le  président. 

Fonction du trésorier 

  1. Le trésorier planifie l’exercice financier de la Clinique et établit le budget annuel en  collaboration avec les employés de la Clinique, le cas échéant. 

De plus, il a la charge et la garde des fonds de la Clinique et des livres de  comptabilité. Avec l’approbation du conseil d’administration, il signe les chèques et  autres effets de commerce et il effectue les dépôts. Tout chèque payable à la  Clinique doit être déposé au compte de la Clinique.  

Le trésorier doit voir à la tenue des états financiers et des livres comptables de la  Clinique, ainsi qu’aux autres affaires financières courantes de la Clinique. Sur  demande, il doit laisser examiner les livres et comptes de la Clinique par les  administrateurs ou toute autre personne nommée par le conseil d’administration ou  l’assemblée générale.  

Le trésorier doit également faire rapport mensuellement ou sur demande, des  revenus et dépenses de la Clinique, ainsi que de sa situation financière. 

L’ensemble ou une partie des pouvoirs du trésorier peut être délégué par le conseil  d’administration à un employé de la Clinique. 

Fonction du secrétaire 

  1. Le secrétaire rédige les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration. 

Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, du sceau de l’organisme  et de tous les autres registres corporatifs.  

Il est chargé d’envoyer les avis de convocation aux administrateurs et aux membres.  

L’ensemble ou une partie des pouvoirs du secrétaire peut être délégué par le conseil  d’administration à un employé de la Clinique.  

  • 3 Élections 

Avis d’ouverture des candidatures 

  1. Au moins 10 jours avant l’assemblée générale annuelle, le secrétaire du conseil  d’administration transmet à chaque membre de la Clinique un avis indiquant :  
  2. La période d’ouverture des candidatures; 
  3. Le formulaire d’inscription et les exigences requises. 

Dépôt des candidatures 

  1. Les candidats aux postes d’administrateurs soumettent leur candidature à la  secrétaire du conseil d’administration de la Clinique au plus tard 7 jours avant  l’assemblée générale annuelle. 

Les candidatures sont transmises aux membres 3 jours avant l’assemblée générale  annuelle.  

Advenant le cas où il n’y aurait pas assez de candidatures pour le nombre de postes  à combler, les membres intéressés et éligibles peuvent déposer leurs candidatures  lors de l’assemblée générale annuelle. 

Vote 

  1. Les administrateurs sont élus au suffrage universel des membres, selon les  modalités de votes prévues à l’article 18. 

Selon la discrétion du conseil d’administration, l’exercice du droit de vote peut  également s’effectuer à distance avant ou pendant l’assemblée des membres. 

Élection des officiers 

  1. Il est de la prérogative de l’assemblée des membres d’élire le président du conseil  d’administration, parmi les administrateurs élus et intéressés à occuper ces postes.  

Lors de la première réunion du conseil d’administration suivant l’assemblée  générale annuelle, les nouveaux administrateurs désirant occuper les postes de  vice-président, de secrétaire et de trésorier soumettent leurs candidatures à leurs  pairs. 

S’il n’y a qu’une seule candidature, l’administrateur est élu par acclamation. Dans le  cas contraire, il y a tenu d’un vote secret pour l’élection du poste d’officier.

Réélection des membres actuels 

  1. Les membres faisant partie du conseil d’administration de la Clinique peuvent  soumettre leur candidature pour un nouveau mandat. 
  • 4 Mandat des administrateurs 

Durée 

  1. Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de  laquelle il a été nommé. 

La durée du mandat des administrateurs est de deux (2) ans, sauf pour le mandat des administrateurs étudiants qui est plutôt d’un (1) an. 

Rémunération et dépenses 

  1. Les administrateurs agissent bénévolement. 

Cependant, les dépenses raisonnables engagées dans l’exercice de ses fonctions  sont remboursées à l’administrateur, lorsqu’ils ont été préalablement approuvés par  le conseil d’administration. 

Divulgation d’intérêts 

  1. Chaque administrateur doit divulguer au conseil d’administration tout intérêt qu’il a,  directement ou indirectement, avec une personne qui transige avec la Clinque ou  qui désire le faire. 

Un administrateur ne doit pas prendre part aux discussions ou au vote concernant  une transaction dans laquelle il a un intérêt. Celui-ci est inscrit au procès-verbal de  la réunion. 

Fin du mandat 

  1. Le mandat d’un administrateur prend automatiquement fin :  
  2. à sa démission, par l’envoi d’un avis écrit au secrétaire de la Clinique; b. à sa destitution selon l’article 36 du présent règlement ou lorsqu’il est réputé  avoir démission suivant une suspension en vertu du même article; 
  3. lors de la perte des conditions d’éligibilité pour le poste qu’il occupe; d. s’il décède, est gravement malade, devient insolvable ou interdit. 

Un administrateur qui fait défaut de se présenter à trois (3) réunions du conseil  d’administration, sans motif valable, est réputé avoir démissionné. 

Suspension 

  1. Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre temporairement un  administrateur de ses fonctions en cas d’abus de confiance ou de manquement  grave posé à l’encontre de la mission de la Clinique. Cela inclut notamment le fait  d’être impliqué dans des activités criminelles, de commettre une fraude à l’égard de  la Clinique ou d’avoir tenu des propos racistes. 

L’administrateur visé doit avoir été informé au préalable par écrit des motifs de cette  éventuelle suspension et être invité à présenter son point de vue dans le cadre d’une  réunion extraordinaire du conseil d’administration. 

Cette suspension est votée en vote secret et requiert les deux tiers des voix. Elle  est valide pour un maximum de 30 jours.  

Dans les 30 jours suivant cette suspension, l’administrateur suspendu peut  demander au secrétaire de convoquer une assemblée générale extraordinaire qui  traitera uniquement de cette question. L’assemblée générale des membres peut  annuler cette suspension ou la ratifier.  

Suivant l’expiration de ce délai, l’administrateur suspendu est réputé avoir  démissionné. 

  1. Les administrateurs peuvent être destitués avec cause par la majorité des membres présents lors d’une assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin. 

Postes vacants 

  1. Toute vacance à un poste d’administrateur peut être comblée par le conseil  d’administration par nomination. 

Le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de  son prédécesseur. 

  • 5 Réunions du conseil d’administration 

Fréquence 

  1. Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins six  (6) fois par année.  

Avis de convocation  

  1. L’avis de convocation contient l’endroit, la date et l’heure de la réunion, ainsi qu’un  projet d’ordre du jour. 

L’avis de convocation doit être envoyé aux administrateurs au moins 10 jours avant  la réunion ou, en cas d’urgence, au moins 48 heures. Par contre, si la date de la  réunion a été convenue entre les administrateurs lors d’une réunion dûment  convoquée, alors seul le projet d’ordre du jour doit être envoyé. 

La présence d’un administrateur à une réunion constitue une renonciation au défaut  d’avis à cet administrateur. Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour  une réunion ou l’ajournement d’une réunion du conseil d’administration n’annule la  réunion ou les mesures qui y sont prises, et un administrateur peut, en tout temps,  renoncer au préavis et ratifier, approuver ou confirmer les mesures prises ou  adoptées à la réunion.

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Quorum 

  1. Le quorum d’une réunion du conseil d’administration est fixé à 50 % des  administrateurs plus un. 

Le quorum doit être maintenu pour toute la durée de la réunion, à défaut de quoi la  réunion du conseil d’administration devra être ajournée. 

Déroulement  

  1. Les réunions du conseil d’administration se déroulent à huis clos. Toutefois, le  conseil d’administration peut autoriser certaines personnes à assister ou à participer  aux réunions et peut aussi autoriser la publication d’extraits des procès-verbaux des  séances. 

De plus, le président peut déterminer qu’une réunion du conseil d’administration soit tenue par un moyen technologique permettant à tous les participants de  communiquer adéquatement entre eux lors de la réunion. Le président peut  également autoriser un administrateur à utiliser un tel moyen pour participer à une  réunion. Cet administrateur est alors réputé être présent à la réunion. 

Vote 

  1. Chaque administrateur présent dispose d’un (1) droit de vote à la réunion.  

Les décisions par consensus sont privilégiées. La prise de décision par consensus  signifie qu’il existe auprès des membres un accord tacite et unanime, ce qui permet  d’éviter un vote ou une délibération particulière.  

À défaut d’un tel consensus, les votes se prennent à main levée si tel est le désir  d’un membre. Les décisions sont prises à la majorité simple des administrateurs  présents.  

Toutefois, sur demande d’un administrateur, une décision peut être prise par vote  secret. 

Résolution signée ou à distance 

  1. Une résolution écrite approuvée à l’unanimité par courriel est valide et a le même  effet que si elle avait été adoptée à une réunion du conseil d’administration dûment  convoquée et tenue. Cependant, advenant le cas où un ou des administrateurs  souhaitent débattre de la proposition, une réunion doit être convoquée selon la  procédure prévue à l’article 40.  

Une telle résolution doit être inscrite dans le registre des procès-verbaux de la  Clinique, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier. 

Procès-verbaux 

  1. Chaque administrateur doit recevoir une copie des procès-verbaux des réunions du  conseil d’administration.  

Par contre, les membres ne peuvent pas consulter les procès-verbaux des réunions  du conseil d’administration. 

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SECTION V – COMITÉS 

Comités permanents 

  1. Il existe six comités permanents :  
  2. Comité média et réseaux sociaux  
  3. Comité financement 
  4. Comité évènement et levée de fonds 
  5. Comité projets spéciaux 
  6. Comité partenariats communautaires 
  7. Comité profilage racial 

Création, mandat et dissolution des comités temporaires 

  1. Le conseil d’administration peut créer des comités pour une période et des buts  déterminés. Au moment de leur création, le conseil d’administration fixe le mandat  du comité. 

Ces comités s’occupent du mandat pour lequel ils sont formés et relèves du conseil  d’administration, auquel ils doivent faire rapport sur demande. Le conseil  d’administration n’est pas tenu de donner suite aux recommandations du comité. 

Ils sont dissous automatiquement à la fin de leur mandat ou lorsque le conseil  d’administration le décide.  

SECTION VI – CONSEIL EXÉCUTIF 

  • 1 Généralités 

Rôle 

  1. Le conseil exécutif a pour rôle d’exécuter les affaires courantes de la Clinique et  obtient un pouvoir délégué par le conseil d’administration. 

Éligibilité et composition 

  1. Seuls les étudiants en droit étant membres en règle de la Clinique peuvent être  nommés au conseil exécutif.  

Le conseil exécutif est présidé par le directeur général et est composé du :  

  1. Responsable du comité média et réseaux sociaux 
  2. Responsable du comité financement 
  3. Responsable du comité évènement et levée de fonds 
  4. Responsable du comité projets spéciaux 
  5. Responsable du comité partenariats communautaires 
  6. Responsable profilage racial

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Chaque responsable est en charge de son comité. Notamment, il doit préparer et  diriger les réunions et s’assurer que les tâches soient exécutées. 

Par contre, le conseil d’administration peut nommer un avocat superviseur pour  chacun des comités permanents, auquel cas le responsable devra collaborer avec  celui-ci et se rapporter à ses directives, le cas échéant. 

  • 2 Nomination 

Avis d’ouverture des candidatures 

  1. Au moins trente jours avant l’assemblée générale annuelle, le secrétaire du conseil  d’administration transmet à chaque membre de la Clinique un avis indiquant :  
  2. La période d’ouverture des candidatures; 
  3. Le formulaire d’inscription et les exigences requises. 

Dépôt des candidatures 

  1. Pour poser sa candidature, le membre doit envoyer au directeur général de la  Clinique, 15 jours précédant la tenue de l’assemblée générale annuelle, une  déclaration de candidature remplie sur le formulaire prévu à cette fin. 

Le mandat des membres nommés débute immédiatement après l’annonce de sa  nomination lors de l’assemblée générale annuelle et se termine à l’annonce de la  prochaine nomination lors de l’assemblée générale annuelle suivante. 

Seuls les étudiants bénévoles de la Clinique peuvent être candidats à un poste du  conseil exécutif. 

Mode de nomination  

  1. Les membres du conseil exécutif sont nommés par le président, le vice-président et  le directeur général.  
  • 3 Mandat des membres du conseil exécutif 

Durée  

  1. La durée du mandat des membres du conseil exécutif est d’un (1) an, à l’exception  du directeur général qui reste en poste conformément aux dispositions du présent  règlement à la section VII.  
  • 4 Réunions du conseil exécutif 

Avis de convocation  

  1. Le directeur général convoque une réunion du conseil exécutif au moyen d’un avis  de convocation adressé à chacun des membres du conseil exécutif au moins 5 jours  avant la rencontre. 

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L’avis de convocation contient la date, l’heure et le lieu de la réunion ainsi qu’un  projet d’ordre du jour. 

Président du conseil exécutif 

  1. Le directeur général préside le conseil exécutif et nomme un membre du conseil  exécutif au poste de secrétaire.  

Le secrétaire transcrit le procès-verbal de la réunion et s’assure de le faire parvenir  à l’ensemble des membres du conseil exécutif.  

Rapport 

  1. Le conseil exécutif fait rapport au conseil d’administration de ses activités et de ses  décisions via le directeur général qui siège sur le conseil d’administration. 

SECTION VII – DIRECTION GÉNÉRALE 

Fonction 

  1. La fonction principale du directeur général est de coordonner les activités courantes  de la Clinique sur une base régulière. 

Le conseil d’administration peut déléguer à un de ses membres, à titre bénévole ou  à un employé, le démembrement de sa fonction. 

Rémunération  

  1. Le directeur général est rémunéré au taux convenu dans son contrat de travail, et  par une résolution préalablement adoptée par le conseil d’administration de la  Clinique. 

Candidature 

  1. Pour poser sa candidature, le membre intéressé doit envoyer au comité de  sélection, dans les délais prévus dans l’avis d’ouverture de poste, une déclaration  de candidature remplie sur le formulaire prévu à cette fin, ainsi que tous les  documents demandés.  

Évaluation des candidatures 

  1. Un avis d’ouverture de poste doit être acheminé aux membres de la Clinique en  priorité dans les 10 jours suivant la fin du mandat du directeur général sortant, avant  d’être envoyé à l’externe.  

Durée du mandat 

  1. Le début et la fin du mandat du directeur général sont ceux figurant dans son contrat  de travail. 

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SECTION VIII – DISPOSITIONS FINANCIÈES 

Exercice financier 

  1. L’exercice financier de la Clinique commence le 1er avril et se termine le 31 mars de l’année suivante. 

Vérificateurs 

  1. Les livres et états financiers peuvent être vérifiés chaque année par un ou des  vérificateurs nommés à cette fin par l’assemblée des membres. S’il y a lieu, la  rémunération de cette ou de ces personnes est fixée par le conseil d’administration.  

Aucun administrateur ou officier de la Clinique ni aucune personne qui est leur  associée ne peut être nommé vérificateur.  

États financiers  

  1. Le conseil d’administration approuve les états financiers de la Clinique présentés  par le trésorier et les présente à l’assemblée générale annuelle pour ratification. 

SECTION IX – DISPOSITIONS FINALES 

Modification des règlements 

  1. Le conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition  du présent règlement. Pour ce faire, les propositions d’abrogation ou de modification  doivent être soumis à un vote des membres présents lors d’une réunion dûment  convoquée et requiert les deux tiers des voix. Une telle abrogation ou modification  n’aura effet que jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres, à 

moins qu’elle ne soit ratifiée à l’assemblée générale extraordinaire des membres  convoquées à cette fin. 

Cette abrogation ou modification doit être ratifiée à la majorité simple des voix par  l’assemblée générale annuelle des membres. 

Les Règlements généraux ont été adoptés par le conseil d’administration lors de sa  réunion tenue le 8 juillet 2020 et modifiés lors de la réunion tenue le 5 août 2020, et ratifiés  par l’Assemblée générale des membres tenue le 13 août 2020. 

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